Prazo para guarda de documentos fiscais

As empresas em geral produzem um volume muito grande de documentos fiscais, os quais geram a necessidade de armazenamento, que por sua vez pode representar um alto custo. Daí a importância em saber qual é o prazo para se guardar os documentos fiscais.

O Código Tributário Nacional estipula no art. 173 o seguinte:

Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:

I – do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;

II – da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.

Parágrafo único. O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento.

No art. 195, do mesmo diploma legal informa o seguinte:

Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.

Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.

Visto isto, o empresário deverá guardar os documentos até que ocorra a prescrição do direito da Fazenda Pública constituir o crédito tributário.

A novidade é que os documentos que serviram de base para a escrituração comercial das empresas poderão ser digitalizados e descartados, o documento digital valerá como se fosse o original.

Por meio do Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 4, de 9 de outubro de 2019, a Receita Federal declara que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de lançamentos neles efetuados podem ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente para fins do disposto no parágrafo único do artigo 195 do CTN, observado que:

I – o documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização, observados os critérios de integridade e autenticidade estabelecidos pelo art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, e pelo art. 1º da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 (arquivos assinados digitalmente);

II – os documentos originais poderão ser destruídos depois de digitalizados, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação é sujeita a legislação específica;

III – os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados depois de transcorrido o prazo de prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que eles se referem.